NF-e cancelada depois do fechamento: como chega, o que muda na EFD e como evitar a retificação

O mês fechou, a EFD foi transmitida, e um fornecedor cancela uma NF-e que o cliente já escriturou. Ou a nota foi cancelada antes do fechamento e ninguém viu, porque o cancelamento não chegou por e-mail. Este guia trata dos dois casos: como a nota chega cancelada, o que muda na escrituração e como evitar que isso vire retificação.

Quando uma NF-e pode ser cancelada

O emitente pode cancelar uma NF-e autorizada enquanto a mercadoria não circulou, por meio do evento de cancelamento (110111). O prazo regular é de 24 horas contadas da autorização. Depois disso, muitos estados aceitam o cancelamento extemporâneo, com penalidade, por um prazo maior (em São Paulo, até 480 horas). Fora desses prazos a nota não cancela mais; o caminho passa a ser a nota de devolução ou de estorno, conforme o caso.

O ponto para o escritório: a nota pode ser cancelada dias depois de ter sido recebida e lançada. O XML que você guardou continua idêntico; o que muda é a situação dele na SEFAZ.

Como o cancelamento chega (ou não chega)

• Pela distribuição de DF-e: o evento de cancelamento é distribuído ao destinatário como um procEventoNFe, com NSU próprio. Quem consulta a distribuição todo dia recebe o cancelamento no dia seguinte, no máximo.
• Pela consulta de situação da chave de acesso (serviço NfeConsultaProtocolo), que devolve ocStat atual: 100 autorizada, 101 cancelada, 110 denegada. É a forma de conferir uma nota específica a qualquer momento.
• Por e-mail do fornecedor: raro. Quem cancela não costuma avisar o destinatário.

Se a captura do escritório é por upload ou por e-mail, o cancelamento não chega nunca. A nota entra no mês como válida e fica assim.

O que muda na escrituração

Antes de transmitir a EFD

Nota de terceiro cancelada não é escriturada. Ela sai do movimento, com todos os seus efeitos: crédito de ICMS, IPI, PIS/COFINS, entrada de estoque. Se o lançamento já existe no sistema contábil, é estornado. O registro C100 com situação "02, cancelado" existe para documentos próprios do contribuinte, não para notas de fornecedor.

Depois de transmitir a EFD

O caminho é a retificação: um novo arquivo da EFD ICMS/IPI do mesmo período, com a finalidade "1, arquivo substituto", sem o documento cancelado e com os totais recalculados. Cada estado tem suas regras de prazo e de autorização para retificar; passado o prazo livre, a retificação depende de pedido. Para a EFD Contribuições, o mesmo raciocínio: arquivo retificador do período.

E tem o efeito em cadeia: se o crédito já foi usado na apuração, a diferença de imposto vira complemento com juros; se a mercadoria entrou no estoque, o inventário do período fica errado; se o fornecedor emitiu nova nota no lugar, ela precisa estar no mês certo.

Cancelamento não é carta de correção

A carta de correção eletrônica (110110) altera dados que não mudam valor, imposto, partes nem data: descrição, endereço, código de produto. Ela chega pela distribuição do mesmo jeito, mas a nota continua válida e escriturada; o que o escritório faz é guardar o evento junto do XML. Só o cancelamento tira a nota do mês.

Como evitar a retificação

1. Capturar pela distribuição, não por e-mail. Os eventos vêm pelo mesmo canal que as notas.
2. Conferir a situação de todas as notas do mês antes de fechar, nota a nota, na SEFAZ. É uma consulta por chave; feita em lote, cobre a carteira inteira em minutos e pega o cancelamento tardio que a distribuição ainda não entregou.
3. Fechar o mês com a competência congelada: o conjunto de documentos que foi para o sistema contábil fica registrado com data e impressão digital. Se um cancelamento aparecer depois, dá para saber exatamente o que estava no mês fechado e o que mudou.
4. Reabrir com motivo, quando acontecer, e gerar a diferença para o ERP: a nota a estornar e, se houver, a substituta.

O Fiskei faz a consulta de situação de todas as notas antes de cada fechamento e lista as canceladas como pendência da empresa, com a competência congelada e reabertura com motivo. Veja em fechamento fiscal do mês.

Perguntas que aparecem

Nota cancelada pelo fornecedor depois do prazo de 24 horas vale? Se a SEFAZ registrou o evento (cStat 101 na consulta), o cancelamento vale, extemporâneo ou não. A penalidade é do emitente.

A mercadoria entrou e a nota foi cancelada. E agora? O fornecedor deveria ter emitido outra nota; se não emitiu, a entrada está sem documento. O escritório registra a divergência e cobra o documento, e a manifestação de "operação não realizada" não se aplica (a operação aconteceu).

Como saber se uma nota antiga foi cancelada? Pela consulta de situação da chave, que vale para qualquer nota, de qualquer data.