A pergunta chega de dois jeitos: "por quanto tempo preciso guardar o XML?" e "guardar o DANFE serve?". A resposta curta: o XML é o documento, o DANFE é só a representação impressa, e o prazo é o da legislação tributária, que na prática o mercado trata como 5 anos mais o ano corrente.
O que a regra diz
- O Ajuste SINIEF 07/2005, que instituiu a NF-e, determina que emitente e destinatário mantenham a NF-e em arquivo digital, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, para apresentação ao fisco quando solicitado. O arquivo a guardar é o XML autorizado (
procNFe, com o protocolo). - O Código Tributário Nacional dá ao fisco 5 anos para constituir o crédito (decadência, art. 173) e mais 5 para cobrá-lo (prescrição, art. 174). A contagem da decadência começa no primeiro dia do exercício seguinte ao do fato, por isso a guarda efetiva ultrapassa 5 anos.
- Há documentos com prazos próprios mais longos (trabalhistas, previdenciários) que não se aplicam ao XML fiscal, mas que explicam por que muitos escritórios adotam "6 anos" como regra única.
Por que 6 anos e não 5
Uma nota de março de 2026 só começa a contar a decadência em 1º de janeiro de 2027 e pode ser fiscalizada até o fim de 2031. Guardar "5 anos" a partir da emissão deixaria a nota descoberta por quase um ano. Seis anos a partir da emissão cobre o caso comum. Discussões em andamento (processo administrativo, ação judicial) suspendem o prazo e pedem guarda enquanto durarem.
O que guardar
| Arquivo | Guardar? |
|---|---|
| XML autorizado da nota (procNFe, procCTe, NFC-e, CF-e, NFS-e) | Sim. É o documento. |
| XML dos eventos (cancelamento, carta de correção, manifestação) | Sim. Sem o cancelamento guardado, a nota cancelada parece válida. |
| DANFE em PDF | Opcional. Pode ser gerado de novo a partir do XML. |
| XML sem protocolo (só assinado) | Não serve como prova de autorização. Guardar o procNFe. |
Guardar não é só não apagar
Um arquivo guardado por seis anos passa por trocas de servidor, de ferramenta e de pessoas. Três cuidados tornam a guarda defensável:
- Integridade. O XML tem assinatura digital do emitente e o protocolo da SEFAZ; qualquer byte alterado invalida a assinatura. Guardar o arquivo original, intacto, e registrar um hash (SHA-256) do conjunto fechado por competência permite provar depois que nada mudou.
- Redundância. Cópia em outro lugar, com teste de restauração periódico. Backup que nunca foi restaurado é uma esperança.
- Localização. Encontrar a nota por chave, CNPJ, período e valor em segundos. Pasta de ZIP por ano não é guarda, é depósito.
De quem é a obrigação
Da empresa (emitente ou destinatária). O escritório guarda por conta dela, por contrato, e responde pela qualidade dessa guarda. Por isso vale deixar escrito o que o escritório guarda, por quanto tempo e como devolve no fim do contrato: é o que o acordo de tratamento de dados do Fiskei faz com o escritório.
No Fiskei, cada documento fica guardado por 6 anos com os eventos, a competência fechada ganha uma impressão SHA-256, e a cópia de segurança é testada toda semana.
No Fiskei
Isso é feito pela ferramenta, para todos os CNPJs da carteira, sem pedir nada ao cliente.
Guarda de XML por 6 anos