Como baixar o XML de NF-e da SEFAZ: os 3 caminhos e o que cada um exige

Todo XML de NF-e autorizado está na SEFAZ. O problema do escritório nunca foi a existência do arquivo: é conseguir o arquivo de cada cliente, todo mês, sem depender de alguém mandar. Existem três caminhos oficiais, e cada um exige uma coisa diferente.

1. Distribuição de DF-e: o webservice com o certificado da empresa

É o caminho desenhado para isso. O serviço NFeDistribuicaoDFe do Ambiente Nacional (Nota Técnica 2014.002) entrega, para o CNPJ que consulta com o próprio certificado digital, os documentos em que ele tem interesse: as NF-e em que é destinatário ou transportador, as que trazem seu CNPJ na autorização de download (autXML), os CT-e em que é tomador, remetente, expedidor ou recebedor, e os eventos dessas notas (cancelamento, carta de correção, manifestação).

O que ele exige e como se comporta:

• Certificado A1 ou A3 do CNPJ. O escritório não consulta com o próprio certificado; usa o do cliente. Por isso a rotina costuma ser feita por uma ferramenta que guarda o A1 de cada empresa.
• Entrega por NSU, um número sequencial por CNPJ. Cada consulta informa o último NSU processado e recebe o próximo lote, de até 50 documentos. O detalhe está no guia sobre NSU e distribuição de DF-e.
• Só os últimos 90 dias. A SEFAZ mantém os documentos disponíveis por cerca de três meses. Quem para de consultar e volta depois disso não recebe o que passou.
• Resumo antes da nota completa. Para a NF-e em que a empresa é destinatária, a distribuição manda primeiro um resumo (resNFe: chave, emitente, valor, situação). O XML completo vem depois que a empresa registra a ciência da operação ou outra manifestação. Sem isso, o escritório fica com a lista e sem o arquivo.
• Consumo indevido (cStat 656). Consultar de novo quando não há documento novo, repetidas vezes, bloqueia o CNPJ por uma hora. A rotina precisa respeitar o intervalo.

2. Download pela chave de acesso

Quem tem a chave de 44 dígitos (do DANFE, de um e-mail, de um relatório do cliente) pode pedir o XML completo daquela nota. No portal nacional, o destinatário faz isso autenticado com o certificado e, para a nota ser liberada, precisa ter manifestado (ciência ou confirmação). Pelo webservice, a mesma consulta de distribuição aceita a chave em vez do NSU.

Serve para buracos: a nota que passou dos 90 dias da distribuição, a que o cliente trouxe no papel, a que apareceu só no SPED. Não serve como rotina, porque exige saber a chave antes.

3. Os outros caminhos: o cliente, o emissor e os robôs

• O cliente manda. E-mail, pasta compartilhada, ZIP do emissor. Funciona até o dia em que não funciona, geralmente no fechamento.
• Autorização de download no XML (autXML). O emissor do cliente coloca o CNPJ do escritório na tag autXML. A partir daí a distribuição entrega aquela nota direto ao escritório, com o certificado do próprio escritório. É o único caminho em que o A1 do cliente não é necessário, mas depende de configurar cada emissor.
• Robôs de portal estadual. Algumas ferramentas entram nos portais da SEFAZ com usuário e senha ou procuração e baixam o que encontram. Cobre o que o webservice não cobre (notas de saída em alguns estados), ao custo de senha compartilhada, limite diário e quebra quando o portal muda.

E as notas que a empresa emite?

A distribuição de DF-e entrega o que a empresa recebe. As NF-e emitidas pela própria empresa estão no emissor dela, e o caminho mais limpo continua sendo o emissor (ou o autXML apontando para o escritório). A NFC-e não tem distribuição nacional, mas em São Paulo existe um webservice próprio da SEFAZ para o emitente: veja XML de NFC-e em São Paulo.

A rotina que não deixa buraco

1. Consultar a distribuição de cada CNPJ todo dia (ou mais), guardando o último NSU de cada um.
2. Registrar a ciência das notas que chegaram só como resumo, dentro do prazo, para receber o XML completo.
3. Conferir, antes de fechar o mês, se há lacuna de NSU ou de numeração e buscar pela chave o que faltar.
4. Guardar o XML com os eventos e provar que o arquivo não mudou (hash).

Com dois ou três CNPJs dá para fazer à mão. Com cinquenta, a rotina é o produto.